บริหารงานยากให้เป็นงานง่ายด้วย Trello

Trello (Trello.com) อาศัยหลักการคล้ายๆ กับ Kanban ที่โตโยต้า นำมาใช้ในการบริหารการผลิตยุคปี 1980 โดยจะทำเป็นกระดานบนหน้าจอ เรียกว่า board (ดังภาพ) บนกระดานนี้ ก็จะมีรายการงาน (List) เป็นแถบยาวตามแนวตั้ง ซึ่งแต่ละแถบนี้เราสามารถประยุกต์ได้หลายอย่าง เช่น แต่ละแถบอาจแทนการทำงานแต่ละขั้นตอน หรือลำดับความคืบหน้าแต่ละขั้น ซึ่งภายในแถบหรือ List นี้ ก็จะมี Card ซึ่งใช้แทนงานแต่ละอย่างนั่นเอง ด้วยหลักการลักษณะนี้ ทำให้ทีมงานทั้งหมดสามารถมองเห็นงานทั้งหมดว่ากำลังดำเนินไปถึงไหน? มีความคืบหน้าอย่างไร? งานกองอยู่ ณ จุดใด? เป็นต้น จึงถือว่าเป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ทำให้เห็นภาพทั้งหมดได้ดีทีเดียว

 1. Board : ในแต่ละองค์กรสามารถสร้างบอร์ดได้หลายอัน

2. Organization : เราสามารถสร้างองค์กร เพื่อใช้สำหรับงานขององค์กร หรือเรื่องส่วนตัวแยกจากกันได้

3. List : ใช้สำหรับวาง Card ของงานต่างๆ ซึ่งเราสามารถเพิ่ม List ใหม่ ลบ List ออก หรือลาก List เพื่อจัดลำดับของ List ได้

4. Card : การ์ดแต่ละใบเป็นตัวแทนของงานแต่ละอย่าง

5. Member : คุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานเข้ามาใช้บอร์ดเดียวกัน ซึ่งพวกเขาสามารถลงทะเบียนด้วย Google Account ที่มีอยู่แล้วก็ได้

6. Activity : Trello จะบันทึกกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากสมาชิกแต่ละคนในบอร์ดนี้ว่า พวกเขาทำอะไรไปบ้าง เราจึงสามารถติดตามความเคลื่อนไหวได้จากที่เดียว

7. Add List : ใช้สำหรับเพิ่ม List ใหม่เข้าไป โดยที่เราสามารถกำหนดว่า List ใหม่ที่เพิ่มนั้นจะอยู่ในลำดับที่เท่าใด

8. Add Card : เราสามารถเพิ่มการ์ดสำหรับงานใหมได้ โดยคลิกลิงก์นี้

9. รายชื่อ List ทั้งหมด : แถบที่แสดงรายชื่อ List ทั้งหมดนี้สามารถสั่งให้แสดงหรือซ่อนได้ ส่วนที่ปรากฏให้เห็นจะอยู่ในแถบสีนี้

10. คุณสามารถลากการ์ดจาก List หนึ่งไปยังอีก List หนึ่งได้ เมื่องานมีความคืบหน้า

Card บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับงาน

แม้ว่าเวลาแสดงผลบนเราจะให้เห็นเพียงการ์ดงานใบเล็กๆ แต่ในความจริงเราสามารถบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับงานได้เพิ่มเติมอีกมาก

1. กำหนดแถบสี (Label) เพื่อจัดหมวดหมู่ด้วยสี แต่น่าเสียดายที่มีเพียง 6 สี เพิ่มไม่ได้ แต่เปลี่ยนข้อความประจำสีได้

2. เราสามารถแนบภาพหรือไฟล์ไว้ในการ์ดได้

3. ชื่องาน

4. จำนวนคนที่โหวต Like งานนี้

5. จำนวน Comment เกี่ยวกับงานนี้

6. รายการ Check List ย่อยๆ ของงานนี้ พร้อมความคืบหน้าว่า งานย่อยๆ เสร็จไปกี่รายการ

7. สมาชิกที่เกี่ยวข้องกับงานนี้

 เมื่อคุณคลิกที่การ์ดใดๆ ใน List รายละเอียดอื่นๆ ของงานจะปรากฏ

1. ชื่องาน

2. ใส่รายละเอียดของงาน (Description)

3. แนบไฟล์ภาพหรือไฟล์ข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับงาน ซึ่งไฟล์นั้นอาจอยู่ในเครื่อง หรือบน Google Drive หรือใน Dropbox

4. รายการงานที่ต้องทำย่อยๆ (Check List) พร้อมความคืบหน้า

5. Comment จากสมาชิกแต่ละคน

6. กำหนดแถบสี (Label) เพื่อจัดหมวดหมู่ด้วยสี

7. เพิ่ม หรือเปลี่ยนแปลงสมาชิกที่จะเข้ามาทำงาน

8. Subscribe เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงของงานนี้

9. คลิก Vote ให้งานนี้

10. ใน Trello ไม่มีคำสั่ง ลบ แต่ให้ใช้คำสั่ง Archive ในการเก็บงานที่เสร็จแล้วเข้ากรุ ซึ่งคุณสามารถดึงงานจาก Archive ออกมาไว้ที่บอร์ดได้ หากต้องการ

 11. คลิกปุ่มนี้เพื่อกำหนดวันเสร็จงาน (Due Date)

 ใช้ฟิลเตอร์มาช่วยในการบริหารจัดการ

หากคุณมีจำนวนสมาชิกเพิ่มขึ้น หรือมีจำนวนงานที่ต้องดูแลมาก กระดานของ Trello ก็อาจทำให้คุณงงได้ เพราะจะมีการ์ดงานอยู่เต็มไปหมด วิธีที่จะทำให้เรามีโฟกัสในการบริหารงาน ก็คือ จะต้องตัดเรื่องที่ไม่ใช่ออกไปก่อน ด้วยการใช้ฟิลเตอร์ (Filter)

 คลิกที่ปุ่ม Filter Cards จะปรากฏเงื่อนไขต่างๆ ในการกรองการ์ดหรืองานที่คุณสนใจ วิธีที่ง่ายที่สุด คุณอาจใส่ข้อความลงในช่องนี้ เพื่อกรองเอาเฉพาะงานที่มีข้อความนี้อยู่ ซึ่งหากคุณกำหนดชื่อของโครงการไว้เป็นมาตรฐาน นี่ก็สามารถช่วยกรองให้เหลือเฉพาะโครงการที่คุณสนใจได้

 หรือกรองจากสีของ Label ที่คุณเลือก (เลือกได้มากกว่า 1 สี) กรองเฉพาะงานของสมาชิกแต่ละคน (เลือกได้มากกว่า 1 คน) คุณอาจใช้วิธีเพื่อดูปริมาณงานของแต่ละคน หรือคุณอาจได้เห็นว่ามีงานกองค้างอยู่กับใครมาก เขาอาจต้องการความช่วยเหลือ กรองจากกำหนดเสร็จงาน เพื่อดูว่า จะมีงานอะไรตามต่อ หรือจะต้องเร่งทำเพราะเส้นตายใกล้เข้ามาแล้ว หรือใช้สรุปงานที่จะต้องทำต่อไป

 ดูเฉพาะงานของคุณ

บางทีคุณอาจไม่ต้องการรู้ความคืบหน้าของงานทั้งหมด แต่อยากจะโฟกัสเฉพาะงานของตัวเองว่ามีอะไรที่ต้องทำบ้าง ก็เพียงคลิกตรงรูปของคุณที่มุมบนขวา แล้วเลือก Cards ก็จะปรากฏเฉพาะการ์ดที่เกี่ยวข้องกับคุณออกมา

Trello บนอุปกรณ์อื่นๆ

นอกจาก Trello จะใช้ได้ดีบนบราวเซอร์ของเครื่องพีซีแล้ว ยังมีแอพพลิเคชั่นบนแพลตฟอร์มอื่นๆ ด้วย ได้แก่ Android และ iPhone ส่วนเวอร์ชั่นสำหรับ iPad จะตามมาในอนาคต ด้วยหน้าจอที่เล็ก จึงเป็นข้อจำกัดให้ไม่สามารถแสดงผลทั้งกระดานได้ เราจึงเลื่อนซ้าย-ขวาเพื่อดูทีละ List แทน

บทสรุป

ต้องบอกเลยว่า Trello เป็นเครื่องมือที่ดี แถมฟรี และใช้งานง่ายมากๆ ทีมงานทั้งทีมสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ภายในเวลาเพียง 15 นาที เพราะไม่ต้องเรียนรู้อะไรมาก และมี Google Account อยู่แล้ว ในส่วนของหัวหน้าทีม แรกๆ อาจจะจับทางไม่ถูก แต่หลังจากปรับ List ที่ต้องมีให้เหมาะสม ก็สามารถจะเห็นหนทางในการบริหารงานได้ดีขึ้น ส่วนทีมงานแต่ละคน หากเรียนรู้ที่จะใช้ฟิลเตอร์มาช่วย ก็จะทำให้โฟกัสงานของตัวเองได้ดีขึ้น เราหวังว่า คุณจะได้ลองใช้และสนุกกับการ “โยนการ์ดงานให้คนอื่นต่อ” เหมือนกับที่ทางทีม Eworld ของเราลองใช้งานอยู่

(จากคอลัมมน์ : Web 2.0 / นิตยสาร Eworld#Mar 2013 / โดย : กองบรรณาธิการ)